帳簿って何？わかりやすく解説

お小遣い帳って書いたことある？「今日は100円使った」「お年玉で5000円もらった」って記録するやつ。実は会社やお店も、お金の出入りをぜんぶ記録しているんだよ。それを「帳簿（ちょうぼ）」って言うんだけど、「税金のためのむずかしいもの」ってイメージで、なんか自分には関係ない話に感じるよね。でも社会人になると帳簿は避けて通れないし、仕組みを知っておくだけで「あ、これってそういうことか！」ってなる場面がたくさんある。この記事を読めば、帳簿がどんなものでなぜ必要なのか、中学生でもスッキリわかるよ。

全然違うんだよ。レシートは「証拠の紙」で、帳簿は「記録のノート」だよ。たとえるなら、レシートは写真、帳簿は日記みたいなもの。写真だけ山積みにしてても「自分の1年間」はわからないよね。日記に整理して書いてあるから「3月に何があって、いくら使ったか」がパッとわかる。帳簿も同じで、お金の動きを日付・金額・内容の順番に整理して書いていくものなんだ。

大きく3つ理由があるよ。①税金を正しく計算するため、②会社がもうかってるか赤字かを把握するため、③「ちゃんと記録してます」って証明するため。特に①は法律で義務になってるから、個人でお店を開いたり会社を作ったりしたら、帳簿をつけるのは「やらなきゃいけないこと」なんだ。学校でいうと、テストの点数を先生がちゃんと記録しているのと同じ感覚だよ。

実は複数あるんだよ。メインの2冊が「仕訳帳（しわけちょう）」と「総勘定元帳（そうかんじょうもとちょう）」。仕訳帳は毎日の取引をぜんぶ時系列で書いていくノート、総勘定元帳は「現金」「売上」「仕入れ」みたいな項目ごとに分けて集計したもの。学校の連絡帳（仕訳帳）と科目ごとの成績表（総勘定元帳）みたいな関係だね。さらに補助的な帳簿もあって、売掛帳とか買掛帳とかも使うんだ。

会社員として給料だけもらってる人は基本的に不要だよ。会社が代わりにぜんぶやってくれてるから。でも副業ふくぎょうでフリーランスの仕事をしたり、年間20万円以上の副収入があったりすると、自分で確定申告かくていしんこくが必要になって、そのときに帳簿が必要になるんだ。最近は副業ふくぎょうOKの会社も増えてるから、「自分には関係ない」ってならないように知っておくと後で助かるよ。

もうちょっと詳しく

帳簿を正しくつけることを「記帳（きちょう）」と言うよ。つまり帳簿に記録するという行為のことだね。記帳には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類がある。単式簿記はお小遣い帳と同じで「収入・支出・残高」を書くだけのシンプルな方法。複式簿記はひとつの取引を2つの側面から記録する方法で、つまりお金が動いた「原因」と「結果」を同時に書くということ。たとえば「コンビニで100円のジュースを買った」なら、「現金が100円減った（結果）」と「飲み物代が100円かかった（原因）」を両方書く。個人事業主こじんじぎょうぬしが節税せつぜいするために青色申告をしたい場合は、この複式簿記での記帳が必要になるんだよ。最初は難しく感じるけど、会計ソフトを使えばほぼ自動でやってくれるから、今はそこまで身構えなくて大丈夫だよ。

⚠️ よくある勘違い

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帳簿とは何か？お小遣い帳との違いから考えよう

帳簿とは、会社や個人事業主こじんじぎょうぬしがお金の出入りを記録し続けるためのノートや台帳のことだよ。「台帳」というのはつまり、管理のために整理された記録表のことだね。

お小遣い帳を思い浮かべてみてほしい。「4月1日：お年玉 5,000円もらった」「4月3日：ジュース代 150円使った」みたいに書くやつ。あれとやってることはほぼ同じで、ただ規模がぐっと大きくなったもの、それが帳簿なんだよ。

でも違いもある。個人のお小遣い帳は自分のためだけに書くけど、会社の帳簿は「税務署ぜいむしょに見せるため」「銀行にお金を借りるための証明のため」「会社の経営状態を社長が把握するため」など、いろんな人が使う公式な記録なんだ。

帳簿が必要になる場面

具体的にどんな場面で帳簿が必要かというと、こんな感じだよ。

• 確定申告かくていしんこくのとき（1年間の収入と経費をまとめて税金を計算する）
• 銀行から融資（ゆうし）、つまりお金を借りるとき（「ちゃんと経営できてるか」を証明する）
• 税務調査のとき（税務署ぜいむしょの人が「正しく税金を払ってるか」チェックしにくる）
• 決算書を作るとき（会社の1年間の成績表を作る）

つまり、帳簿は「お金の動きを証明するための公式な記録」だよ。これがちゃんとしていないと、税金をごまかしてると疑われたり、融資の審査に落ちたりすることもある。

帳簿とレシートの関係

よく「レシートをとっておけばいいんじゃないの？」と思う人がいるけど、レシートはあくまで帳簿に記録するときの「証拠書類」。帳簿というのは、そのレシートを見ながら「いつ・何に・いくら使ったか」を整理して書き込んだものなんだよ。レシートは写真、帳簿は日記、という関係を覚えておいてね。

帳簿の種類：主要な2冊をマスターしよう

帳簿にはいくつか種類があるけど、まず押さえておきたいのが「主要簿（しゅようぼ）」と呼ばれる2冊だよ。

① 仕訳帳（しわけちょう）

仕訳帳は、毎日発生した取引を時間の順番に記録していく帳簿だよ。「仕訳（しわけ）」というのはつまり、お金の動きを「借方（かりかた）」と「貸方（かしかた）」の2列に分けて書くことだよ。

たとえばこんな感じで書く。

• 4月10日：文具を3,000円で現金購入した
• 借方「消耗品費 3,000円」／ 貸方「現金 3,000円」

右側の現金が減った（貸方）のが「結果」で、左側の消耗品費が増えた（借方）のが「原因」だよ。最初はこの左右の感覚がピンとこないかもしれないけど、「ひとつの取引を2つの角度から書く」と覚えておけば大丈夫。

② 総勘定元帳（そうかんじょうもとちょう）

総勘定元帳は、仕訳帳に書いた内容を「現金」「売上」「仕入れ」「消耗品費」などの項目（これを「勘定科目（かんじょうかもく）」と言う）ごとに分類してまとめた帳簿だよ。

学校で例えると、連絡帳（仕訳帳）に毎日の出来事を書いておいて、成績表（総勘定元帳）には科目ごとの点数をまとめる、みたいな感じだね。仕訳帳と総勘定元帳はセットで使うもので、どちらか一方だけでは意味をなさないんだよ。

補助簿（ほじょぼ）も覚えておこう

主要簿の他に「補助簿」と呼ばれる帳簿もある。代表的なものはこちら。

• 現金出納帳（げんきんすいとうちょう）：現金の出入りだけを記録したもの
• 売掛帳（うりかけちょう）：後払いで商品を売った記録（つまり「まだもらっていないお金」の管理）
• 買掛帳（かいかけちょう）：後払いで仕入れた記録（つまり「まだ払っていないお金」の管理）
• 固定資産台帳（こていしさんだいちょう）：パソコンや機械など長く使う高額なものの記録

補助簿は必要なものだけを使えばOKだよ。

帳簿をつける目的：3つの理由

「めんどくさいのになんでつけなきゃいけないの？」という疑問、ごもっとも。帳簿をつける目的を理解すれば、サボれない理由もわかるよ。

① 税金を正確に計算するため

会社も個人事業主こじんじぎょうぬしも、1年間に稼いだ利益（売上から経費を引いたもの）に対して税金を払う義務があるよ。この「いくら稼いで、いくら使ったか」を計算するためには、帳簿がないとどうにもならないんだ。

たとえば、ラーメン屋さんを開いたとして、1年間で売上が500万円あったとしても、食材費・家賃・光熱費・アルバイト代などの経費が400万円あれば、利益は100万円だよ。税金はこの100万円に対してかかるんだけど、帳簿がなければ「経費が400万円でした」と証明できない。だから税金を払いすぎることになっちゃうんだよ。

② 会社の経営状態を把握するため

帳簿があれば「今月は売上が去年より落ちてるな」「この経費がかかりすぎているな」というのが数字でわかるよ。感覚じゃなくてデータで経営できるから、問題に早く気づけるんだよ。これはどんなに小さなお店でも同じで、帳簿をつけていない経営者は「なんとなく売れてる気がする」で動くことになって、気づいたら赤字、ということが起きやすいんだ。

③ 信用を証明するため

銀行から事業の運転資金を借りるとき、帳簿や帳簿から作った決算書を提出するよ。「ちゃんと稼げている会社です」と数字で証明できなければ、融資を受けられないんだ。また、税務調査が入ったときに帳簿がなければ、税務署ぜいむしょに「正しく記録してない」と判断されてペナルティを受けることもある。帳簿は「誠実に商売しています」という証明書みたいなものなんだよ。

簿記（ぼき）と帳簿の関係って？

「簿記」という言葉を聞いたことある？学校の選択科目や資格の名前でよく出てくるやつ。「帳簿」と「簿記」って似てるけど、何が違うんだろう？

簿記とは帳簿をつけるための「技術・ルール」のこと

帳簿がノートだとしたら、簿記はそのノートに「どのように書くか」のルールブックだよ。つまり簿記を学ぶということは、帳簿の正しい書き方・計算方法・整理方法をマスターするということなんだ。

料理に例えると、帳簿は「レシピノート」で、簿記は「料理の技術と知識」みたいなもの。ノートがあっても料理の知識がなければ書けないし、知識があってもノートがなければ記録できない。セットで考えるとわかりやすいよ。

日商簿記検定（にっしょうぼきけんてい）って何？

日本で一番有名な簿記の資格が「日商簿記検定」だよ。3級・2級・1級とあって、3級は個人事業主こじんじぎょうぬしレベル、2級は中小企業の経理ができるレベル、1級は大企業の会計や税理士試験の入り口レベル。就職活動でも評価される資格で、特に経理や財務の仕事を目指すなら2級以上を持っていると強いよ。簿記3級は比較的取りやすい資格で、独学でも数か月あれば合格できる人も多いんだ。

今はソフトウェアが代わりにやってくれる

「簿記の知識がなくても帳簿つけられるの？」という人に朗報。今はfreee（フリー）やマネーフォワードクラウド会計のような会計ソフトを使えば、かなりの部分を自動でやってくれるよ。銀行口座やクレジットカードと連携させると、取引を自動で読み込んで仕訳まで提案してくれるんだ。それでも基本的な簿記の知識があると、ソフトが提案してきた仕訳が正しいかチェックできるから、最低限の知識は知っておいて損なしだよ。

帳簿の保存期間と青色申告・白色申告の違い

帳簿をつけたら、それをいつまで保管しておかなきゃいけないかも決まっているよ。

帳簿の保存期間

個人事業主こじんじぎょうぬしの場合、帳簿や関連する書類は法律で一定期間保存することが義務付けられているよ。

• 青色申告の場合：帳簿は7年間、領収書りょうしゅうしょなどの証拠書類は5〜7年間
• 白色申告の場合：帳簿・書類ともに5〜7年間

「もう古い書類だから捨てていいや」と思っても、税務調査は過去にさかのぼって行われることがあるから、期間内は絶対に捨てちゃダメだよ。最近は電子帳簿（データで保存する帳簿）も認められているから、紙の量が多くて困る場合はデータ化するのも手だよ。

青色申告と白色申告の違い

確定申告かくていしんこくには「青色申告」と「白色申告」の2種類があって、帳簿のつけ方がちょっと違うよ。

• 白色申告：シンプルな単式簿記でOK。手間は少ないけど、節税せつぜいのメリットも少ない
• 青色申告：複式簿記での記帳が必要。手間はかかるけど、最大65万円の控除こうじょ（つまり税金が安くなる特典）が受けられる

個人事業主こじんじぎょうぬしになるなら、ほとんどの人が青色申告を選んだほうが得だよ。65万円の控除こうじょというのは、つまり利益が65万円少ないものとして税金を計算してもらえるということ。かなり大きな節税せつぜいになるんだ。青色申告をするためには、あらかじめ税務署ぜいむしょに「青色申告承認申請書」を提出しておく必要があるから、独立を考えている人は早めに動いてね。

帳簿は「面倒くさいもの」から「武器」に変わる

帳簿をしっかりつけると、税金の節税せつぜいだけじゃなく「自分のビジネスの状態をリアルタイムで把握できる」というメリットもある。「今月の売上はどのくらいか」「どの経費が多すぎるか」「このままのペースだと年間どのくらい利益が出るか」が数字で見えるようになるんだよ。感覚じゃなくてデータで動けるようになるから、帳簿は面倒なものというより、経営を助けてくれる心強い道具だよ。