仕事をしている大人って、お金の記録をいっぱい残しておかないといけないんだよね。でも、紙でずっと保管するのって大変じゃないですか？そこで最近、スマホやパソコンにデータで保管できるようになったルールが広がってきたんです。それが「電子帳簿保存」。この記事を読めば、なぜこんなルールが必要で、実際はどう使うのかがすっきりわかるよ。
- 企業の帳簿や書類を デジタルデータで保管する制度 が「電子帳簿保存」で、紙で保管する代わりにスマホやパソコンに残せる
- 紙は場所をとるし探すのが大変だけど、データなら 検索が簡単で場所もいらない というメリットがある
- 昔はルールが厳しかったけど、2024年から 要件が緩和されて 導入しやすくなった
もうちょっと詳しく
電子帳簿保存というのは、つまり「お金の記録をデジタルで保管すること」を公式に認める制度なんだ。企業には毎年、税務署に「去年どのくらい稼いだのか」「どのくらい使ったのか」を報告する義務がある。その記録が「帳簿」と「領収書などの書類」なんだ。昔は「これらは絶対に紙で保管しなさい」というルールだったから、会社では段ボール箱に詰まった書類をたくさん保管していたんだよ。でも2024年から、そのルールがだいぶ簡単になった。今は、スマートフォンで領収書を写真に撮って保管する、表計算ソフトで帳簿をつける、そういった方法が認められるようになったんだ。税務署も「デジタル化社会だし、データでもいいか」って判断したわけだね。
2024年からルールが緩くなったから、小さなお店とか個人事業主でも導入しやすくなった。
⚠️ よくある勘違い
→ そうじゃなくて、ルールに沿った形式で保管しないと認められません。例えば、スマホで撮った写真でもいいけど、ちゃんと見やすくて改ざんされてない状態である必要があります。
→ 2024年から要件が緩和されたけど、やっぱり改ざん防止や検索できることなど、最低限のルールは守る必要があります。
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電子帳簿保存とは―紙の帳簿からデジタルへ
「電子帳簿保存」というのは、会社とか個人事業主（自分でお店をやってる大人たち）が、仕事でのお金の記録をデジタルで保管することを認めるルールのことなんだ。特に難しく考える必要はなくて、簡単に言うと「帳簿（つまり、毎日のお金の出入りを記録するノート）や領収書（お金を払ったことの証明書）をスマホやパソコンのデータとして保管してもいいよ」ということだよ。
昔はどうだったかというと、税務署というお金のルールを守らせる公的機関が「帳簿や領収書は絶対に紙で、数年間は保管しておきなさい」と決めてたんだ。だから企業の事務室には、段ボール箱に詰まった領収書がいっぱい積み重なってたんだよ。数字を計算する専門の人たちも、「来年の決算のときに去年の書類をすべて探す」なんて大変な作業をしていたんだ。
でも最近は、みんなスマートフォンやパソコンを使うのが当たり前になったじゃない。だから税務署も「紙よりデジタルの方が、むしろ改ざんされにくいかもな」って気づいたんだ。それで2024年から、電子帳簿保存のルールをもっと簡単にして、企業でも個人事業主でも導入しやすくしたわけなんだよ。つまり、スマホで領収書を写真に撮って保管する、パソコンの表計算ソフトで帳簿をつける、そういったやり方がOKになったんだ。
この制度のいいところは、単に「記録方法が新しくなった」っていうだけじゃないんだよ。データで保管すると、「〇月の家賃の領収書」「〇年の売上」みたいに、パソコンで検索するだけですぐに見つかるんだ。紙なら「段ボール箱のどこかに入ってるはずだから、全部引っ張り出して探す」みたいな大変さがなくなるんだよ。だから企業にとって、すごく効率的になったわけなんだ。
ただし注意が必要なのは、「デジタルで保管すればいい」というわけじゃなくて、ルールに沿った形でなきゃダメということ。例えば、領収書の写真は「ちゃんと見やすい、フォントがはっきりしてる」とか、「改ざんされてない」とか、そういった最低限のルールを守らないといけないんだ。つまり、テキトーにスマホで撮った暗い写真では認められない、ってことだね。
なぜ電子帳簿保存が必要なの？―紙の時代の課題
そもそも、なぜこんなルールが生まれたのかというと、紙で帳簿や書類を保管することの大変さが背景にあるんだ。企業が毎年作る決算書や領収書って、すごい量があるんだよ。小さなお店でも、毎日のレシート、仕入れの領収書、お金の出入りの記録…こういったものが1年で数千枚になることもあるんだ。大きな企業なら、それこそ何万枚ですよ。
こうした紙をすべて保管するって、考えてみて。まず、保管する場所に困るよね。倉庫や事務室に、段ボール箱がずっと積み重なる。次に、「あの日の領収書どこだっけ？」って探すのに時間がかかる。税務調査で税務署の人がきて「この時期の支出の記録を見たい」って言われたら、膨大なファイルの中から探さなきゃいけない。これ、すごく非効率なんだ。
さらに、紙は劣化するんだ。古い領収書は色あせたり、インクがにじんだり、折れたりする。それで「この金額、何て書いてあるの？」みたいなトラブルも起きる。だから企業の人たちは「デジタルなら、検索も簡単だし、改ざんだって気づきやすいし、保管場所もいらない。なんでダメなの？」って思ってたんだよ。
もう一つの背景は、デジタル化の流れだ。2020年ぐらいから、コロナウイルスで企業もテレワーク（自宅で仕事をすること）を導入するようになった。そうすると、紙の書類を見に事務室に来ないといけない、っていう仕組みは成り立たなくなっちゃったんだ。「書類が全部デジタルなら、どこからでも仕事できるじゃん」って気づいた企業がどんどん増えたんだよ。だから税務署も、「世の中がこんだけ変わってるんだから、ルールも変わんないとな」って思ったわけなんだ。
つまり、電子帳簿保存が必要な理由は、①紙の保管って大変、②デジタルの方が検索や管理が簡単、③世の中がデジタル化してる、この3つなんだよ。だから税務署も「OKを出そう」って判断したわけなんだね。
2024年の要件緩和―何が変わった？
実は、電子帳簿保存というルール自体は、2005年からあったんだ。でも昔のルールってすごく厳しかったんだよ。例えば、領収書をデジタル化するときに「タイムスタンプ」という、「このデータは〇年〇月〇日の何時何分に作られた」っていう証明書をつけないといけなかったんだ。これ、コストもかかるし、手続きも複雑で、大企業以外はほぼ導入してなかったんだ。
それが2024年から、大きく変わった。ざっくり説明すると、3つのポイントがあるんだ。
1つ目は、「タイムスタンプ」の要件が緩和されたこと。昔は「最初からタイムスタンプをつけなきゃダメ」って厳しかったけど、今は「後からでもいい」「スマートフォンで撮った写真でもいい、日付が見えるなら」っていう感じに、すごく簡単になったんだ。つまり、領収書をスマホで撮って、その写真を保管する、それで大丈夫だってわけだね。
2つ目は、「帳簿」のルールも簡単になったこと。昔は「帳簿を専用のソフトで作らないとダメ」みたいな厳しい条件があったんだけど、今は「Excelとか、一般的な表計算ソフトでいいよ」ってOKが出たんだ。だからお店の人とか、個人事業主の人たちも、「難しい専用ソフトなんて買わなくていい、使い慣れたExcelでいい」って導入しやすくなったんだよ。
3つ目は、「小規模な企業や個人事業主向けの簡易的なルール」ができたこと。つまり、「大企業みたいに厳しくなくていい、ちょっと簡単な方法でもいいですよ」ってルールが新しくできたんだ。これが、ほんとに導入を増やした大きな理由なんだよ。
簡単に言うと、2024年の改正は「電子帳簿保存をもっと多くの企業や個人事業主が使えるようにしよう」ってことだったんだ。税務署も「デジタル化は避けられない流れだし、むしろ推進しよう」って判断したわけだね。だから、これからは小さなお店でも「スマホで領収書を撮ってるだけで、実は電子帳簿保存になってる」みたいなことも増えると思うよ。
どうやって使うの？―具体的な手順
電子帳簿保存って聞くと難しく聞こえるかもしれないけど、実際の使い方はすごく簡単なんだ。具体的に説明してみるね。
まず「領収書をデジタル化する」という場合を考えてみて。昔のやり方は、領収書を専用のスキャナーで読み込んで、デジタルファイルに変換して、タイムスタンプをつけて…みたいに、ほんと複雑だったんだ。でも2024年からは、もっと簡単。領収書をスマートフォンのカメラで撮影するんだ。ただし注意が必要なのは「しっかり見えるように撮る」ってこと。暗い写真とか、一部が切れてる写真はダメだよ。きちんと金額とか日付とか、全部読める写真を撮ることが大事なんだ。
撮った写真は、スマートフォンのクラウドストレージ（インターネット上に自動的に保存される服）に入れるか、パソコンのフォルダに整理して保管する。例えば、「2026年4月の領収書」「2026年5月の領収書」みたいに月ごとにフォルダを作って、整理しておくんだ。そうすると、「あの領収書どこ？」って時に、検索だけで見つかるんだね。
次に「帳簿をデジタル化する」という場合。帳簿というのは、例えば家計簿みたいなもの。毎日「ここから〇円の売上があった」「ここで〇円使った」って記録するやつだね。これを今まで手書きしてた企業は、今ならExcelとか、Google Sheetsみたいな表計算ソフトで記録できるんだ。そこに日付、内容、金額とか、必要な情報を入力して、パソコンに保管しておくんだよ。
ここで大事なポイントは「改ざんの履歴が残るようにする」ということ。つまり、「このセルを修正した」「修正前はこの値だった」みたいな記録が残っていないといけないんだ。でもExcelとかGoogle Sheetsは、デフォルト（何も設定しなくても）でそれが記録される。だから、特別なことをしなくても、自動的にルールに対応してるんだよ。
最後に「税務署に報告するとき」のこと。電子帳簿保存を導入した企業や個人事業主は、税務署に「電子帳簿で保管してますよ」って報告しないといけないんだ。これもそんなに複雑ではなくて、決算書を出すときに「電子帳簿保存の届け出書」という書類を出すだけ。パターンとしては3つあって、①帳簿だけデジタル化する、②領収書とか書類だけデジタル化する、③両方デジタル化する、の3つなんだ。自分たちの状況に合わせて、どのパターンで届け出るかを決めるんだよ。
電子帳簿保存のメリットとデメリット
ここまで「電子帳簿保存は便利ですよ」みたいな話をしてきたけど、実際のところメリットとデメリット、両方あるんだよ。バランスよく説明してみるね。
メリットの1つ目は「検索が簡単」ということ。領収書をスマートフォンで撮って保管しておくと、パソコンで「2026年4月 家賃」って検索すれば、すぐに見つかるんだ。紙だと「段ボール箱のどこかに…」って探す手間がないんだよ。税務調査で「この時期の支出の記録を見たい」って言われたときも、パッと出せるから便利なんだ。
メリットの2つ目は「保管場所をとらない」ということ。紙だと、1年分の領収書だけで段ボール箱がいっぱいになることもあるんだ。でもスマートフォンのクラウドストレージに入れれば、物理的な保管場所は全然いらないんだよ。事務所の倉庫を広くする必要がなくなるってわけだ。
メリットの3つ目は「テレワークとの相性がいい」ということ。デジタルデータなら、事務所にいなくても、自宅からパソコンでアクセスできるんだ。だから「領収書を確認するために出勤しなきゃ」みたいなことがなくなるんだよ。
一方、デメリットもあるんだ。1つ目は「セキュリティーの管理が大事」ってこと。デジタルデータだから、ハッキングとか、サイバー攻撃の対象になる可能性があるんだ。だからパスワードをしっかり設定するとか、クラウドストレージを信頼できるサービスにするとか、気をつけないといけないんだよ。
デメリットの2つ目は「導入するときの手間」ってこと。今までずっと紙で保管してた企業が、急に「全部デジタル化しよう」って言っても、大変なんだ。古い領収書を全部スキャンしないといけないし、システムの設定とか、スタッフの教育とか、いろいろ準備が必要なんだよ。
デメリットの3つ目は「ルールの複雑さ」。2024年から簡単になったとはいえ、まだいろいろなルールがあるんだ。「スマートフォンで撮るときはこのくらいの品質で」「ファイルのフォーマットはこれとこれでいい」みたいに。完全にルールを把握しないと、「あ、これはダメだったのか」みたいなトラブルが起きることもあるんだよ。
だから、電子帳簿保存を導入するときは、単に「便利だから」じゃなくて、「自分たちの企業に本当に必要か」「ちゃんとルールを守って使えるか」っていうことを考えてから導入する方がいいんだ。でも大事なのは、2024年からルールが簡単になったおかげで、小さなお店とか個人事業主でも導入しやすくなったってことなんだよ。
