青色申告決算書って何？わかりやすく解説

自分でお店を開いたり、フリーランスの仕事をしたりしている人が「青色申告決算書」という言葉を聞いたことがあるかもしれません。でも「何それ？」「自分には関係ないや」と思っていませんか？実は、大人になって事業を始めたときに必ず必要になるものなんです。この記事を読めば、青色申告決算書がどんなもので、なぜそんなに大事なのか、がわかりますよ。

簡単に言うと、自分で事業をしている人が、1年間でいくら稼いでいくら使ったかをまとめた『成績表』みたいなものです。学校の通知表と同じように、「あなたの事業の経営成績を証明します」という書類なんですよ。

いい質問だね。学校の通知表は「あなたは数学で何点、国語で何点」という成績を示しますよね。青色申告決算書は同じように「あなたの事業は1年間でこれだけ利益が出ました」というのを税務署ぜいむしょ（税金を管理する役所）に証明するものなんです。

それはね、税金を計算するためなんです。収入が増えれば税金も増えるでしょ？税務署ぜいむしょは「この人はいくら稼いだのか、だからいくら税金を払う必要があるのか」をはっきり知りたいわけです。青色申告決算書があると、その計算が簡単になるんですよ。それにね、きちんと青色申告決算書を出すと、税金が少し安くなる『節税せつぜいメリット』もあるんです。

もうちょっと詳しく

青色申告決算書を簡単に説明すると、「あなたのお店やビジネスが1年でどのくらい儲かったのか」を計算して紙に書いたものです。つまり、毎日の売上がいくらだったか、そのために使ったお金がいくらだったか、その結果として純粋な利益がいくらだったか、をすべてまとめるんです。これを税務署ぜいむしょという政府の機関に毎年提出するルールになっています。提出することで、その人が払うべき税金が正式に決まるという仕組みです。

⚠️ よくある勘違い

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青色申告決算書とは何か

青色申告決算書（あおいろしんこくけっさんしょ）というのは、自分で商売をしている人が「1年間でどのくらい儲かったのか」を計算して、税務署ぜいむしょに報告する書類のことです。言い換えると、つまり「このお店やビジネスは、去年1年間で、収入はいくらで、支出はいくらで、最終的に利益がいくら残りました」ということを正式に書いた紙なんですよ。

想像してみてください。例えば、あなたが友達と一緒に夏祭りで綿あめ屋さんを開いたとします。3日間で5万円売上がありました。でも、材料費に1万5千円、場所代に3千円かかりました。そうすると、純粋な儲けは3万3千円ですよね。青色申告決算書は、このざっくりした計算をもっと正確にして、税務署ぜいむしょという役所に「私たちのお店はこれだけ儲かりました」と報告するものなんです。

ここで大事なのは、個人事業主こじんじぎょうぬし（つまり、会社に勤めるのではなく、自分で事業をしている人）やフリーランス（在宅でアルバイトしたり、自分の技術を売ったりしている人）は、毎年この書類を作らなければいけないというルールがあるということです。これを提出しないと、税務署ぜいむしょから「ちょっと待ってよ、いくら儲かったのか、どうやって計算したの？」と突っ込まれてしまうんですよ。

サラリーマンと個人事業主こじんじぎょうぬしの違い

ここで、なぜ個人事業主こじんじぎょうぬしが青色申告決算書を出さないといけないのかを、サラリーマンとの比較で説明します。会社に勤めている人（サラリーマン）は、給料が決まっていますよね。その給料から税金が自動的に引かれます。だから、毎年「私はこれだけ稼ぎました」と報告する必要がないんです。会社が全部やってくれるから。

でも、自分で商売をしている個人事業主こじんじぎょうぬしの場合は違います。毎日の売上が変わるし、いつ大きな経費が出るか分かりません。だから、「あなたはいくら稼いで、いくら使いましたか？」を自分で計算して、正式な書類にして税務署ぜいむしょに提出しなければいけないんです。それが青色申告決算書というわけですよ。給料をもらう人と、自分で稼ぐ人では、税務署ぜいむしょへの報告方法が全然違うんです。

なぜ青色申告決算書が必要なのか

では、なぜそんなめんどくさいことをしないといけないのか。それは「税金をきちんと計算するため」と「正直に報告するため」の2つの理由があります。

1つ目の理由は、税金の計算です。個人事業主こじんじぎょうぬしが払う税金は「利益がいくらか」で決まります。もし、あなたが「去年は100万円稼ぎました」と言っても、でも実は80万円使ってたら、残りは20万円ですよね。税金は20万円の利益に対して計算されます。でも、「100万円稼いだ」という報告だけだと、税務署ぜいむしょは「80万円の経費は何に使ったの？」と分からなくなります。だから、きちんと「こういう経費を使いました」と書いた書類が必要なんです。それが青色申告決算書なんですよ。

2つ目の理由は「正直に報告する」という約束です。国は「ちゃんと利益を報告してくれたら、税金の計算をやるし、場合によっては税金も安くしてあげますよ」という制度を作りました。それが青色申告という制度です。だから、青色申告決算書を出すことで、「私は正直に報告しています」という証になるんですよ。

税金が安くなる理由

さっき「税金が安くなる」って言いましたけど、これはすごく大事なポイントです。青色申告決算書をちゃんと出すと、なぜ税金が安くなるのか。それは「青色申告特別控除こうじょ」（あおいろしんこくとくべつこうじょ）という制度があるからです。つまり「ちゃんと報告してくれた人には、税金から65万円引いてあげますよ」という優遇制度ですね。

例えば、100万円の利益が出たとします。普通だったら100万円全部に対して税金がかかります。でも青色申告決算書を出すと、100万円から65万円引いて、35万円だけに税金がかかるようになるんです。これはすごくお得ですよね。だから、個人事業主こじんじぎょうぬしたちはがんばって青色申告決算書を作っているんです。

青色申告決算書の内容

では、青色申告決算書の中身はどうなっているのか。実は、意外とシンプルです。大きく分けて3つの部分から成り立っています。

1つ目は「売上について」です。「今年の売上はいくらだったのか」を記録します。毎日の売上を全部足して、合計を書くんです。ネットショップなら、毎日の売上金額。美容師さんなら、毎日のお客さんの利用料金。何の仕事をしていても、「1年間で総計いくら売上があったのか」をまとめるんですよ。

2つ目は「経費について」です。「その売上を作るために、いくら使ったのか」を細かく書きます。例えば「商品を仕入れるのに30万円」「ガソリン代に5万円」「通信費に2万円」「オフィス家賃に月3万円×12か月で36万円」みたいに、全部足し算して合計を出すんです。「何に使ったのか」というカテゴリーごとに分けて書くのが大事ですよ。

3つ目は「最終的な利益」です。「売上から経費を引いて、いくら残ったのか」を計算します。これが「青色申告決算書の一番大事な部分」で、この数字に対して税金が計算されるんですよ。だから、計算間違いがないようにしないといけません。

どんなお金が経費として認められるのか

ここで大事なのが「何が経費として認められるのか」という問題です。例えば、あなたがラーメン屋さんをやっているとします。お店の家賃は経費ですよね。でも、自分のご飯代は？家族に買ったプレゼントは？これは経費にはなりません。つまり「事業をするために必要なお金」だけが経費になるんです。ラーメン屋さんの場合だったら、「材料費」「ガス代」「水道代」「家賃」「厨房機器の購入費」みたいに、「お店を運営するのに絶対に必要なお金」だけです。自分の個人的な買い物や趣味のお金はダメなんですよ。この判断は結構むずかしくて、「これは経費？」って悩むことがいっぱいあります。だから、税理士という専門家に聞く人も多いんです。

白色申告との違い

ここまで青色申告の話をしてきましたけど、実は「白色申告」（しろいろしんこく）という別の制度もあります。これは「青色申告より簡単な方法で報告しますよ」という制度です。つまり、青色申告は書類がいっぱいあって大変だけど、その代わり税金が安くなる。白色申告は書類が少なくて簡単だけど、税金は安くならない、ということです。

イメージとしては、学校のテストで例えると、「青色申告は、答案用紙に計算過程もぜんぶ書かないといけないけど、その代わりボーナスポイントがもらえる。白色申告は、答えだけ書いて出してもいいけど、ボーナスはもらえない」という感じです。手間と得点のバランスを選ぶ、ということですね。

だから、個人事業主こじんじぎょうぬしとして稼いでいる人の多くは、手間がかかっても税金が安くなる青色申告を選ぶんですよ。特に、ある程度稼いでいる人は「税金が65万円も安くなるなら、少しぐらい手間が増えてもいいや」と思うんです。

どっちを選ぶべきか

では、実際に事業を始めたときに「青色申告と白色申告、どっちにしよう」って思ったら、どう判断したらいいのか。簡単な基準があります。年間の利益が少ないなら、白色申告でいいかもしれません。例えば「月に3万円くらいの副業ふくぎょう」みたいな小さな事業なら、わざわざ複雑な書類を作って、税金が65万円安くなっても、実際に払う税金が少ないかもしれませんよね。でも「月に10万円以上の安定した収入がある」「本気で事業をやっていく」という場合は、絶対に青色申告がいいです。税金が安くなるメリットが大きいからです。

青色申告決算書を作るコツ

では、実際に青色申告決算書を作るときは、どうしたらいいのか。ここが一番大事なポイントですよ。めんどくさいと思わずに、やり方を知っていれば、意外と簡単です。

1つ目のコツは「毎日記録する」ということです。1年間の売上と経費を、12月31日になってから「去年いくら稼いだっけ？」って思い出して書くのは絶対ダメです。毎日、毎日、売上や経費を記録しておくんです。そうしないと、数字がめちゃくちゃになります。1月2月忘れたら「あ、いくらだったっけ？」ってなるでしょ。だから、毎日の習慣が大事なんですよ。

2つ目のコツは「レシートや領収書りょうしゅうしょをとっておく」ということです。経費として認められるためには、「これに10万円使いました」という証拠が必要なんです。だから、すべてのレシートや領収書りょうしゅうしょを保管しておかないといけません。税務署ぜいむしょが「本当ですか？」って聞かれたときに、「ほら、このレシートがあるんですよ」と見せられないと、経費として認められないんですよ。

3つ目のコツは「分からなかったら専門家に聞く」ということです。税理士という「税金と会計の専門家」がいます。ちょっと費用がかかりますけど、彼らに相談すると「この経費は大丈夫ですか？」という質問が簡単に解決します。特に、事業が大きくなってきたら、税理士に助けてもらうと、間違いが減りますし、税金もムダなく安くできるんですよ。

4つ目のコツは「会計ソフトを使う」ということです。今は「freee」や「マネーフォワード」みたいに「個人事業主こじんじぎょうぬし向けの会計ソフト」がいっぱいあります。毎日の売上と経費を入力しておくと、自動的に計算してくれて、最後に青色申告決算書も作ってくれるんです。すごく便利ですよ。これを使えば、計算間違いもなくなるし、手書きより何倍も簡単です。

会計ソフトのメリット

会計ソフトを使うメリットをもう少し詳しく説明します。例えば、あなたがネットショップで商品を売っているとします。毎日、売上がランダムに出ます。商品を仕入れるたびに経費が出ます。銀行に振込手数料がかかります。通信費が毎月かかります。こういう「いろんな種類のお金の出入り」を全部手書きで計算していたら、時間がかかってミスも増えますよね。

でも会計ソフトを使うと「売上を入力」「経費を入力」「通信費を毎月入力」みたいに、カテゴリー分けして入力するだけで、ソフトが自動的に全部足し算してくれて「最終利益は350万円です」って出してくれるんです。それを見ながら青色申告決算書を作ればいいんですよ。だから、今の時代、手書きで青色申告決算書を作っている人は少ないんです。ほぼみんな会計ソフトを使っています。会計ソフトのおかげで、個人事業主こじんじぎょうぬしの仕事がずいぶん楽になったんですよ。