お小遣いをもらったら家計簿をつける人も多いと思うけど、会社や個人事業主の場合、その記録をずっと保管しておく義務があるんだよ。これが「帳簿保存」。「帳簿」つまり、お金の出入りを記録したノートや帳面のことなんだけど、ただつけるだけじゃなくて、法律で決められた期間、ちゃんと保存しておかないと大変なことになるんだ。この記事を読めば、帳簿保存がなぜ大事なのか、どうやって保存すればいいのか、すべてわかるよ。
- 帳簿保存はお金の記録を保管する責任で、個人事業主や会社には法律で決められている
- 保存期間は原則7年間で、紙でもファイルでも、ちゃんと見られる状態で保管することが大事
- 保存していないと税務調査で罰金を取られる可能性があるから、絶対に無視できない
もうちょっと詳しく
帳簿保存は、個人事業主（つまり、自分で商売をしている人）や会社が、毎日のお金の出入りを記録して、その記録を法律で決められた期間ずっと保管しておく義務のこと。具体的には、売上がいくら入ってきたのか、仕入れにいくら使ったのか、従業員の給料はいくら払ったのか、そういった細かいお金の動きをすべて記録して、何年もずっと保存しておかないといけない。税務署（つまり、税金のことを管理する役所）がいつ来てもいいように、「あのとき、ちゃんとこれだけのお金が動きました」という証拠を残しておく必要があるんだ。
帳簿保存は「記録をつけること」ではなく「記録を保管し続けること」が重要
⚠️ よくある勘違い
→ つけるのも大事だけど、実は「保存する」ことの方がもっと大事。つけたのに放ったらかしにして、いざという時に「あのファイル、どこにあるか分からない」とか「去年のは捨てちゃった」では意味がない。
→ つけるのは当たり前として、その後、ちゃんと整理して、見やすく、すぐに出せるように保管することが本当に重要。税務署が来たときに「すぐに見せられます」という状態を作っておくんだ。
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「帳簿保存」って何のこと？
帳簿保存というのは、お金の記録を法律で決められた期間、ずっと保管しておく義務のことだよ。普通の人は給料をもらって、銀行口座に入って、お店で買い物をして…そういう毎日の生活をしているけど、個人事業主や会社の経営者は違う。毎日、売上がいくら入ってきて、仕入れにいくら使って、給料をいくら払って…そういった細かいお金の動きをすべて記録して、それを何年も保存しておかないといけないんだ。
想像してみてよ。君が部活で部費を集めるときのことを。みんなから100円ずつ集めたら、その記録を残しておくよね。「いつ、誰から、いくら集めたのか」という記録がないと、後から「え、あのお金、どこに行った？」って言われたときに説明できない。それと同じで、会社や個人事業主も「このお金は、いつ、どこから、いくら来たのか」という記録をずっと残しておく必要があるんだ。これが帳簿保存。
帳簿っていうのは、つまり、お金の出入りを記録した帳面やノートのこと。昔は手書きの帳面だったけど、今はパソコンの会計ソフトで管理したり、Excelのファイルで管理したり、いろいろな方法がある。でも、どんな方法で記録しても、一番大事なのは「その記録をずっと保管しておく」ということ。つけたのに、あとで捨てちゃったり、ファイルを削除しちゃったり、パソコンが壊れてデータが失われたり…そんなことになったら、帳簿保存をしていないと同じようなことになっちゃう。
法律では、この帳簿保存を義務としている。つまり、「やらなくてもいいよ」ではなくて、「絶対にやらなきゃダメ」ということ。個人事業主になったり、会社を始めたりすると、自動的にこの責任が生じるんだ。税務署（国の税金を管理する役所）は、いつでも「あの会社、ちゃんとお金を記録してるかな？」って調べに来ることができる。そのときに「帳簿がありません」って言ったら、大変なことになる。だから、帳簿保存は、ビジネスをしている人にとって、一番基本的で大事なルールの一つなんだよ。
帳簿保存が必要な人って誰？
会社を経営している人は、絶対に帳簿保存をしないといけない。でも個人事業主はどうかっていうと、こちらも帳簿保存の義務がある。個人事業主っていうのは、会社に属さずに、自分一人で商売をしている人のことだね。フリーランスのライターさんとか、デザイナーさんとか、あるいは小さなお店を一人でやってる人とか、そういう人たちだ。
こういった人たちは、毎日の収入と支出をぜんぶ記録して、保管しておく必要がある。税金を計算するときに「去年はいくら稼ぎました」って説明するためにね。
個人でお金を貸し借りするのは？
ただし、個人が友達にお金を貸し借りするのは帳簿保存の対象ではない。あくまで「ビジネス」として収入と支出がある場合に帳簿保存が必要になるんだ。だから、バイトをしてる学生は帳簿保存しなくていい。でも、バイト代を給料として払う側（つまり、バイト先の会社）は帳簿保存をしないといけない。
なぜ帳簿を保存する必要があるの？
帳簿保存が義務になってる理由は、シンプル。税金を正しく計算するためだ。日本の税務署は「会社は本当にこれだけの利益を上げたのか？」「正しく税金を納めているのか？」ってことをチェックしたい。でも、会社や個人事業主が「去年は100万円の利益でした」って言ってるだけじゃ、本当かどうか分からないよね？だから「その証拠を見せてください」っていうのが帳簿なんだ。
あとね、帳簿があると、会社のお金の流れが一目瞭然になる。売上がいくら入ってきたのか、経費がいくら出ていったのか、利益はいくらなのか。経営者自身も「あ、今月は思ったより支出が多かったな」とか「この商品はよく売れてるな」とか、ビジネスの状態が分かるようになる。だから帳簿保存は、税務署のためだけじゃなくて、経営者自身のためでもあるんだ。
もう一つの理由は、法律で決まってるから。日本には「所得税法」や「法人税法」という法律があって、その中に「帳簿を保存しなさい」ってちゃんと書かれてる。だから、やるかやらないかを経営者が決められるんじゃなくて、「法律で決まった責任」として、必ずやらなきゃいけないんだ。
税務調査が来たら帳簿が重要
税務署の人が会社に来て「調査させてください」って言う。これが「税務調査」だね。そのとき、税務署の人は会社のお金の記録をぜんぶ見る。「この売上、本当ですか？」「この支出、何に使ったんですか？」ってね。そのときに、帳簿がちゃんと残ってないと、「え、記録がないんですか？」ってなって、税務署からダメ出しをされる。最悪の場合、不正に税金を逃れようとしたのかな？って疑われることもあるんだ。
だから帳簿保存は、税務調査のときに「ちゃんと正直に商売してましたよ」っていう証拠になるんだよ。帳簿がちゃんと揃ってれば「ああ、この人たちは真面目に記録してるな」って思われるし、それによって調査がスムーズに進むんだ。
銀行からの融資のときにも大事
会社や個人事業主が銀行からお金を借りようとするときも、帳簿が大事だ。銀行の人は「この人たちに貸したお金、ちゃんと返してくれるかな？」って不安に思う。だから「過去3年間の帳簿を見せてください」って言うんだ。帳簿が揃ってて、利益がちゃんと出てれば「あ、この人たちなら返せそうだな」って思って融資をしてくれる。帳簿がないと「この人たちの経営状態がわからない」って言われて、融資が受けられないかもしれない。
どのくらいの期間、保存しなきゃいけないの？
帳簿保存の期間は、法律で決まってる。原則として7年間だ。つまり、2024年の帳簿なら、2024年、2025年、2026年…ずっと2030年まで保存しておかないといけない。2031年になったら捨ててもいいけど、2030年までは絶対に保存しておく必要があるんだ。
なぜ7年かっていうと、税務署が「このビジネス、税金ちゃんと納めてるのかな？」って疑った場合、そこから3年さかのぼって調査できるルールになってるんだ。だから会社のためには3年あれば足りるんだけど、税務署が特に疑いを持った場合は5年さかのぼることもある。だから、安全を見積もって「7年は絶対に保存しておこうね」っていうことになったんだ。
ただし、法人（つまり、会社）と個人事業主で、ちょっと違う。会社の場合は7年。個人事業主の場合も基本は7年だけど、あるケースでは5年で大丈夫なこともある。青色申告（つまり、ちゃんとした記帳をして申告する制度）を使ってない人は5年でいい場合もあるんだ。でも、青色申告を使ってる個人事業主は、会社と同じく7年保存が必要になる。
7年経ったら捨てていいの？
帳簿保存の期間が7年って決まってるから、7年経ったら捨ててもいい。でも、すぐに捨てる必要はない。シュレッダーにかけるとか、ファイルを削除するとか、そういう手間がいるからね。会社によっては「一応、10年は取っておこう」とか「倉庫が満杯になるまで取っておこう」っていう判断もあるんだ。大事なのは「7年は絶対に保存する」ということ。それを過ぎたら、自分たちで判断できるんだよ。
もし保存期間が過ぎた帳簿を見つけたら？
昔の帳簿が倉庫から出てきて「あ、これ、もう10年前の記録だ」ってなることもあるよね。でも「保存期間を過ぎてるから捨てなきゃ」って焦る必要はない。むしろ、捨てずに保存しておく方が安全なんだ。税務署が「その当時、何があったのか教えてください」って聞いてくる可能性もあるから。古い帳簿は邪魔だけど、持ってて損はない。
どんなファイルを保存すればいいのか
帳簿保存というと「帳簿」「つまり、会計記録」だけを想像するかもしれないけど、実は保存しなきゃいけないファイルは、もっと いっぱいあるんだ。会社の経営に関する重要な書類全部が対象だと思っておいた方がいい。
具体的には、売上を記録した「売上帳」、支出を記録した「支出帳」、銀行の通帳、クレジットカードの明細書、請求書、領収書…こういったものぜんぶを保存しておかないといけない。つまり「お金に関するすべての記録」だね。なぜなら、税務調査が来たときに「その売上、ほんとですか？」「その支出、何ですか？」って聞かれるからだ。その証拠となる書類がなかったら、説明ができない。だから、会計記録だけじゃなくて、その裏付けになる書類もぜんぶ保存しておく必要があるんだ。
紙の書類なら、ファイルボックスに入れて整理する。デジタルのファイルなら、パソコンのフォルダに整理して保存する。大事なのは「見やすく、整理されてる状態」。7年後に税務署の人が来たときに「あのときのレシート、どこですか？」って言われて、すぐに「あ、ここです」って出せるような状態にしておくんだよ。
紙で保存する場合
昔ながらの方法だけど、帳簿と領収書やレシートを紙で保存する人も多い。この場合、いくつか気をつけることがある。まず、湿気や虫の被害を避けるために、ちゃんとした場所に保管すること。バラバラのまま箱に入れるんじゃなくて、年ごと、月ごとに整理して、見やすくしておくこと。もし帳簿が破れたり、インクが薄くなったりしたら、もう読めないから、丁寧に扱うこと。
あと、大事なのは「同じ場所で、同じ方法で保存し続けること」。去年は机の引き出しに入れてたのに、今年は倉庫に入れてたみたいな状況だと、帳簿を探すときに大変になるんだ。毎年、同じ場所に、同じ方法で保存しておく習慣をつけることが重要だよ。
デジタルで保存する場合
今は、ほとんどの会社や個人事業主がパソコンで記帳をしてる。会計ソフトを使ったり、Excelで管理したり、いろいろな方法がある。デジタルで保存する場合、気をつけることはこんな感じ。
まず「ファイルをどこに保存するか」を決めること。パソコンのCドライブに入れたり、外付けハードディスクに入れたり、クラウドストレージに入れたり、いろいろな方法がある。でも、どこに入れるにしても「毎年、同じ場所に保存する」っていうルールが大事。
次に「バックアップを取ること」。パソコンが壊れたり、ファイルが削除されたりするかもしれない。だから、同じファイルをもう一つ別の場所に保存しておく。例えば、パソコンに保存してるファイルと同じものを、外付けハードディスクにも保存しておくとか、クラウドストレージにも保存しておくとか。そうすれば「あ、このファイル、消しちゃった！」ってなっても「大丈夫、バックアップがあるな」ってなるんだ。
それからね、「ファイルが改ざんされてないか」を確認することも大事。デジタルだから、あとで数字を書き換えようと思ったらできちゃうんだ。だから「このファイルは誰が作って、誰が編集して」みたいな記録を残しておくといい。ファイルのプロパティを確認したり、版番号をつけたりする方法もある。
デジタルで保存する場合の注意点
帳簿をデジタルで保存するのは、便利だし、探しやすいし、いいことが多い。でも、気をつけなきゃいけないことがいっぱいあるんだ。
まず「フォーマット」。つまり、ファイルの形式だね。例えば、会計ソフトで作った帳簿を保存する場合、その会計ソフト独自のファイル形式で保存されることが多い。でも、10年後、その会計ソフトが使えなくなったり、バージョンアップして古いファイルが開けなくなったりするかもしれない。だから、Excelのような汎用的なファイル形式で保存しておくとか、PDFのような、どのパソコンでも開けるファイル形式で保存しておくのがいい。
次に「パスワード」。帳簿には売上とか支出とか、会社の秘密がいっぱい書いてある。だから、不正なアクセスを防ぐために、Excelファイルなら「このファイルを開くにはパスワードが必要」みたいな設定をしておくといい。でも、パスワードを忘れちゃったら、ファイルが開けなくなっちゃう。だから、パスワードを安全に保管しておく必要があるんだ。
あと、クラウドストレージにファイルを保存する場合、気をつけることがある。例えば、GoogleドライブとかDropboxに保存する場合だね。クラウドストレージは便利だけど、インターネット経由でアクセスするから、セキュリティが大事だ。例えば、二段階認証を設定するとか、パスワードを複雑にするとか、そういった対策をしておくといい。さもないと、外部の人が勝手にファイルを見たり、編集したり、削除したりするかもしれない。
古いパソコンのファイルが開けなくなった場合は？
昔のパソコンで作ったファイルが、新しいパソコンで開けなくなることがある。例えば、20年前のWordで作ったファイルを、今のWordで開こうとしたら「このファイル形式、対応してません」みたいなことが起こるんだ。こういう場合は、IT業者さんに相談して「このファイルを開いて、新しい形式に変換してもらう」という対応をすることもある。でも、お金がかかるし、時間もかかる。だから「今のうちに、将来も開けそうな形式で保存しておく」というのが大事なんだよ。
税務署も「デジタル保存でいいよ」と言ってる
昔は「紙で保存しなさい」っていう厳しいルールだったんだけど、今は違う。税務署も「デジタルで保存してもいいですよ」って認めてる。むしろ「紙だと探しにくいし、スペース取るし、デジタルの方がいいね」ってなってる。ただし「ちゃんと改ざんされてないか確認できる形式で保存すること」っていう条件がある。だから「Excelで作ったファイルを、PDFに変換して保存しておく」みたいな工夫が大事なんだ。