給与支払報告書って何？わかりやすく解説

アルバイトをしたら、給料をもらうよね。その給料についての報告書が「給与支払報告書」なんだけど、なんか聞いたことはあるけど、実際のところ何なのかよくわからないっていう人が多いんじゃないかな。この記事では、給与支払報告書が何で、誰が誰に出すのか、そして自分たちとどう関係があるのかを、友だちに説明するみたいに、わかりやすく紹介していくよ。

いい質問だね。給与支払報告書というのは、会社がくれる給料についての情報をまとめた書類のことなんだ。つまり、あなたがこの1年間で会社からいくら給料をもらったのか、そこからどのくらい税金が引かれたのか、という情報が書いてあるんだよ。会社を辞めるときや、毎年1月に渡されることが多いんだ。

そう、結構重要なんだ。会社の方は、その書類を税務署ぜいむしょっていう、税金を管理している政府の機関に提出する義務があるんだよ。つまり会社がきちんと従業員に給料を払ってるっていう証明を国に報告するってわけ。そして、あなた個人が所得税しょとくぜいの確定申告かくていしんこくをするときに、この書類が必要になることもあるんだ。

良い質問だね。日本の国では、稼いだお金に対して税金を払わなきゃいけないっていう仕組みになってるんだ。だから、1年間でどのくらい稼いだのかを報告して、正しい税金を計算する必要があるんだよ。給与支払報告書は、その報告をするために必要な証拠になるっていうわけさ。

もうちょっと詳しく

給与支払報告書について、もう一段階掘り下げていこう。簡単に言うと、これは「あなたがこの会社からいくら給料をもらったか」という記録だんだけど、実は国の税金制度を支える重要な書類なんだ。会社はすべての従業員（アルバイトやパートさんも含む）に対して、この書類を作成する法律上の義務がある。つまり、会社が従業員にいくら給料を払ったかを、きちんと記録して、税務署ぜいむしょに報告しなきゃいけないっていう決まりがあるんだよ。これによって、給料をもらった人たちが正しく税金を払ってるか、会社がきちんと給料を払ってるかが、国のレベルで把握できるというわけなんだ。

⚠️ よくある勘違い

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給与支払報告書とは：基本的なポイント

給与支払報告書は、会社があなたに「この期間、あなたにはこれだけの給料を払いました」ということを、公式に記録する書類だと思ってくれていいんだ。具体的には、給料の額面がくめん（手取りの前の金額）がいくらだったのか、そこから引かれた税金がいくらだったのか、というのが詳しく書いてある。アルバイトをしてる高校生や、会社員の大人たちが、給料をもらうとき、実は給料から「源泉徴収げんせんちょうしゅう」っていう税金が先に引かれるんだよ。つまり、給料は最初から税金を差し引いた金額が支払われるってわけ。その差し引かれた税金がどのくらいだったのかを、きちんと記録しておくのが、給与支払報告書なんだ。

この書類には、本人の名前、住所、マイナンバー（個人番号）、勤務している期間、支払われた給料の合計額、引かれた所得税しょとくぜい、引かれた社会保険料しゃかいほけんりょう（健康保険けんこうほけんや厚生年金こうせいねんきん）など、いろいろな情報が書かれてるんだ。会社の大きさによって、従業員が何人もいるから、給与支払報告書も何枚も作られるということになるわけ。そして1月31日までに、それらをすべて税務署ぜいむしょに提出する義務があるんだよ。ちなみに、個人事業主こじんじぎょうぬし（自分で商売をしてる人）とは別のシステムになってるので、そこは混同しないようにね。

給与支払報告書をもらうときのタイミングは、会社によって少し違うことがある。多くの場合は毎年1月中旬から2月くらいにもらうんだけど、会社を辞める場合は、退職するときにすぐもらうこともあるんだ。アルバイトなら、年の途中で辞めてしまうこともあるよね。そのときは、その時点での給与支払報告書をもらうことになるんだよ。書類の形式は、全国的に同じ形式が決まってるから、どこの会社でも似た感じの書類をもらうことになるわけ。

重要なのは、この書類はあくまで「会社からの報告書」ということだよ。つまり、会社がきちんと作成して、税務署ぜいむしょに報告する義務がある。会社が「面倒だから出さない」なんていうのは、法律違反になっちゃう。もし会社がこの書類をくれないとか、内容に間違いがあるとかいう場合は、その会社の人事部門か総務部門に相談すればいいんだ。あなたが無理にもらう必要はなくて、会社が自動的にくれるものなんだから、安心してね。

なぜ会社は給与支払報告書を出さなきゃいけないのか

ここで疑問が出てくるよね。「なんで会社はわざわざこんな書類を出す必要があるんだろう」ってね。それはね、税金制度を公平にするためなんだよ。日本の社会では、みんなが稼いだお金に対して税金を払うっていう仕組みになってるわけ。でも、そのお金がどこから来たのか、どのくらいあるのかを、国が勝手に知ることができたら、プライバシーの問題もあるし、不公平なことも起こっちゃう可能性があるんだ。だから、会社の側から「ちゃんと報告します」という形で、従業員の給料についての情報を提供することで、税制度が成り立ってるってわけなんだよ。

もう一つの理由は、脱税を防ぐためだ。脱税っていうのは、納めるべき税金を納めないこと、つまり、ズルをして税金を避けることだね。会社の側から見ると、従業員に給料を払ったけど、それを申告しないというズルをする可能性があるわけ。また、従業員の側からも、実は給料をもらってたのに「もらってない」と言い張って、税金を納めないというズルをする可能性がある。給与支払報告書は、そういうズルができないようにするための仕組みなんだ。会社が「この人に給料を払いました」と報告して、その人も「はい、給料をもらいました」と申告する。そうすることで、誰もがズルをできなくなるってわけなんだよ。

実は、この仕組みは両方の側を守ってるんだ。会社としても、「従業員にはちゃんと給料を払ってますよ」という証拠が残るから、後から「給料をもらってない」とか言われても、この書類があれば安心できるわけ。そして従業員の側も、「自分はこれだけ稼ぎました。税金もこれだけ払いました」という記録が残るから、将来、年金や保険の計算をするときに、その記録が役に立つんだ。つまり、給与支払報告書は、会社と従業員の双方の利益を守るための書類だと考えることもできるんだよ。

さらに言うと、給与支払報告書は国の経済統計にも使われる。日本全体でどのくらいの給料が支払われてるのか、平均的な給料はいくらくらいなのか、といったデータを作るときに、この書類の情報が集計されるわけ。これらの統計は、政府が政策を決めるときの参考になったり、経済の状況を判断するときに役立てられたりするんだ。だから、一個一個の従業員にとっては単なる給料の証拠書だけど、全体を見ると、日本経済が健全に動いているかどうかを確認するためのツールにもなってるってわけなんだよ。

給与支払報告書に書いてある情報は何か

給与支払報告書を実際に見たことはあるかな。見たことがない人も多いと思うんだけど、どんなことが書いてあるのか、説明していこう。基本的には、左側に会社の情報が書いてあり、右側に個人の情報と給料の詳細が書いてあるんだ。具体的な項目としては、まず給料をもらってた人の名前、住所、生年月日、マイナンバー（個人番号）といった個人情報が書いてあるんだよ。マイナンバーは、日本の国民一人ひとりに振られた番号で、税金や年金の管理に使われるんだ。つまり、「どの人のどの情報か」を確認するために必要な番号ってわけだね。

次に大事なのが、給料の額面がくめんと税金についての情報だ。給与の支払対象期間（たとえば2025年1月1日〜2025年12月31日）が書いてあり、その期間でいくら給料が支払われたか、という支払金額の合計が記載されるんだ。ここに書いてあるのは、手取りじゃなくて、税金や保険料が引かれる前の「額面がくめん」の金額だよ。なぜなら、税務署ぜいむしょは「実際にいくら支払われたのか」を知りたいからなんだ。次に、そこから引かれた所得税しょとくぜい（国に納める税金）がいくらだったのか、というのが書いてあるんだ。この所得税しょとくぜいは、給料から毎月ちょっとずつ引かれてるんだけど、その1年分の合計が書いてあるわけ。

社会保険料しゃかいほけんりょうについても書いてある。社会保険料しゃかいほけんりょうっていうのは、つまり、健康保険けんこうほけん（病気やケガをしたときの医療費を助けるお金）と厚生年金こうせいねんきん（年を取ったときにもらう年金のためのお金）を合わせたものなんだ。給料から毎月引かれるんだけど、これも1年分の合計が書いてある。ちなみに、会社がこれらの保険料を半分払ってくれてるんだよ。あなたが払ってる分と、会社が払ってくれてる分が一緒に書かれてることもあるんだ。そして、地域によって違う住民税じゅうみんぜい（市や県の税金）が書いてあることもあるんだ。

さらに細かく見ると、給料の内訳が書いてあることもある。つまり、基本給（毎月の決まった給料）がいくら、残業代ざんぎょうだい（時間外勤務手当）がいくら、みたいに分けて書いてあることがあるわけ。ただ、会社によって書き方は少し違うことがあるんだね。重要なのは、これらの情報は全部、その人が1年間で実際に稼いだお金と、そこから引かれた税金や保険料の記録だっていうことだよ。つまり、このペーパーを持ってれば、「自分はこの期間、この会社からこれだけのお金をもらいました」っていうのを、誰に対しても証明できるってわけなんだ。

給与支払報告書には、もう一つ重要なことが書いてある。それが「控除こうじょ対象配偶者の有無」とか「扶養家族の人数」といった家族に関する情報だね。つまり、給料をもらってる人が、誰かに養ってもらってるんじゃなくて、逆に誰かを養ってるのか（親や子ども）、というのが関係してくるんだ。これは税金の計算に関わってくるから、書いてあるんだよ。

税務署ぜいむしょに提出する理由と個人の所得税しょとくぜいとの関係

給与支払報告書が税務署ぜいむしょに提出される、というのはどういうことなのか、もう少し詳しく説明していこう。税務署ぜいむしょっていうのは、つまり、税金を管理している政府の機関なんだ。日本全国に税務署ぜいむしょがあって、その地域の人たちや会社の税金に関する手続きを担当してるんだよ。会社は給与支払報告書を、その従業員が住んでる地域の税務署ぜいむしょに提出することになってるんだ。そうすることで、税務署ぜいむしょは「あ、この人はこの会社からこれだけの給料をもらってるんだな」ということを把握することができるわけ。

で、個人の所得税しょとくぜいっていうのは何かっていうと、給料をもらってる人が国に納める税金のことなんだ。つまり、稼いだお金に対する税金だね。この税金の計算は、給料の額面がくめんによって決まるんだ。給料が多いほど、税金も多くなるってわけだね。毎月の給料から、すでに「源泉徴収げんせんちょうしゅう」という形で税金が引かれてるんだけど、その金額が正しいかどうかは、1年間の給料の合計で判断される必要があるんだよ。

だから、こういうことが起こる。給料をもらう人の側から見ると、毎月の給料から税金が引かれてるわけだ。でも、それが正しい金額なのかは、1年の終わりになって、初めて判断できるんだ。なぜなら、給料は会社によって毎月変わることもあるし、給料以外の収入がある人もいるかもしれないし、いろいろな控除こうじょ（税金を減らす理由）があるかもしれないからなんだ。だから、1年間の給料の合計を出して、「あ、実は多く払ってた」とか「あ、実は足りない」ということが分かるわけ。給与支払報告書は、その判断をするための証拠になるんだよ。

個人の確定申告かくていしんこくっていう言葉を聞いたことがあるかな。これは、1年間の収入と支出をまとめて、税務署ぜいむしょに報告する手続きのことなんだ。会社員で、給料だけが収入の場合は、会社が代わりに年末調整ねんまつちょうせいっていう手続きをしてくれるから、個人が申告する必要がないことが多いんだ。でも、副業ふくぎょうをしてる人とか、給料以外の収入がある人とか、医療費がめちゃくちゃかかった人とか、いろいろな理由で追加の申告が必要な人がいるんだよ。そういうときに、給与支払報告書が必要になるんだ。「自分はこの会社からこれだけ給料をもらいました」ということを証明するために、給与支払報告書を添付して提出するわけなんだ。

もう一つのポイントは、給与支払報告書の情報が、会社の側と個人の側で一致してるかどうか、というのが税務署ぜいむしょによってチェックされるってことだね。つまり、会社が「この人に100万円払いました」と報告して、その人が「いや、70万円です」と言ったら、矛盾が出てくるわけ。そしたら、税務署ぜいむしょが「ちょっと待て、どっちが本当なんだ」と調査することになる。こういうチェック機能があるから、誰もがズルをできなくなるってわけなんだよ。つまり、給与支払報告書は、国の税制度を公平に、そして正確に運営するための仕組みの一部なんだ。

給与支払報告書を受け取ったらどうするか

もし給与支払報告書をもらったら、どうしたらいいのか。基本的には、会社がくれる書類だから、受け取って保管しておくだけでいいんだよ。ただ、確認しておくといいポイントがいくつかある。まず、自分の情報が正しいか、をチェックだね。名前、住所、マイナンバーなどが正しく書かれてるかどうか。間違ってたら、会社に連絡して修正してもらうことができるんだ。

次に、給料の金額が正しいか、もチェックしておくといいんだ。自分の給料の通知を見返して、1年間の支払いの合計と給与支払報告書に書いてある金額が一致してるかどうかを見ればいいんだよ。もし違ってたら、それも会社に相談すればいいんだ。そして、この書類は、年金や保険に関することで必要になることもあるから、大切に保管しておくといいんだ。銀行の通帳みたいに、複数年保管しておくのが一般的だよ。

アルバイトで複数の会社から給料をもらってる場合は、複数の給与支払報告書をもらうことになるんだ。そしたら、全部保管しておく必要があるんだよ。ちなみに、転職した場合は、前の会社からも、新しい会社からも、それぞれ給与支払報告書をもらうことになるわけだ。