進学や就職を決める時期ってドキドキしますよね。採用試験に合格すると「『内定通知』という書類が来たけど、何これ？」「大事な書類？」って思うことがあると思う。この記事を読めば、内定通知が何で、いつもらえて、どうしたらいいのかが全部わかるよ。
- 内定通知とは、企業が「あなたを採用します」と正式に約束する書類のことで、面接合格の後にもらう
- 内定通知をもらったら、「承諾します」という返事をするのが一般的で、その後に入社手続きに進む
- 内定は辞退することもできるけど、なるべく早く、丁寧に企業に連絡することが大事だよ
もうちょっと詳しく
内定通知が大事な理由は、法律的な意味もあるからだ。面接に合格した「その場での言葉」と違って、内定通知という正式な書類があると、「この会社は本当にあなたを採用する約束をした」という証拠になるんだよ。だから、もしトラブルが起きた時にも「内定通知をもらったから…」という主張ができる。また、銀行でお金を借りる時や、一人暮らしのアパートを借りる時にも「この企業に採用が決まっています」という証明が必要になることがあるんだ。だから、内定通知は単なる「お知らせ」じゃなくて、あなたの人生を動かす大事な書類なんだね。
内定通知は「会社があなたを採用する約束」の証拠。大事に保管しておこう。
⚠️ よくある勘違い
→ 内定ってのは「約束」だけど、本人が納得してなかったり、事情が変わったりしたら辞退することはできるんだ。ただしね、できるだけ早く「申し訳ありませんが…」と丁寧に連絡することが大事。
→ 企業も「もしかしたら辞退するかも」って想定してるから、早めに連絡してくれれば次の人を探すことができるんだ。だから、「内定辞退は悪いこと」じゃなくて、「連絡が遅い」「無視する」のが悪いんだよ。
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そもそも「内定」って何？
採用試験に合格するってのは、面接や筆記試験で「あなたはうちの会社に向いてますね」と判断されることだよね。でね、採用試験に合格した＝採用が決定した、ではないんだ。企業だって、合格させた後で「あ、実は問題がある」「やっぱり採用数を減らそう」ってこともあるんだ。
「内定」というのは、採用試験の合格よりも「本気の約束」なんだ。企業が「あなたを採用する」という公式な約束をすることだね。採用試験に合格した子が全員「内定」をもらうわけじゃなくて、企業が最終的に「この人たちを採用しよう」と決めた人だけが内定をもらうんだ。
「内定通知」というのは、その「採用の約束」を書いた書類のことだよ。企業が「あなたを採用します」「あなたが合格です」という正式な通知を紙やメールで送ってくるんだ。これをもらった瞬間に「あ、本当に決まったんだ」ってなるんだね。
例えるなら、採用試験に合格するのは「お店の面接でいい印象を持たれる」ことで、内定をもらうのは「『来月からバイト頼みますね』って店長に直接言われる」ことみたいなものだよ。口で言われるのと、紙で約束されるのでは重みが全然違うんだ。
内定通知には、働く期間、給料、働く場所、その他の条件が書かれてることが多いよ。だから「内定をもらった」ってことは「この条件で採用が決まった」ってことなんだね。
「内定通知」はいつ届くの？
内定通知がいつ届くかは、企業の採用スケジュールによって違うんだ。一般的には、面接に合格してから1週間〜1か月くらいの間に連絡が来ることが多いよ。「あ、面接の時に『1週間以内にご連絡します』って言ってたな」って思い出すことがあると思うんだけど、その期限内に「合格です。内定通知を送ります」って連絡があるんだ。
企業によって、内定通知の送り方も違うんだ。昔は紙の書類を郵送で送ることが普通だったんだけど、今はメールで送る企業もいっぱいあるよ。また、人によっては電話で「おめでとう、採用が決まりました」って連絡を受けてから、後で書類が送られてくることもあるんだね。
内定通知に書かれてるのは、だいたいこんなことだよ。「あなたを採用することに決定した」という文言、入社予定日（いつから働くか）、給料と待遇について、働く場所、その他の条件。これらが一つの書類や、複数の書類にわたって送られてくるんだ。
内定通知をもらったら、企業は「あ、この人が内定を受け取ったな」って確認したいんだ。だから「内定承諾書」という返信用の書類が一緒に送られてくることが多いよ。これは「内定をいただきました。ありがとうございます。喜んでお受けします」と返事する、という意思を示す書類なんだ。企業も待ってるんだよ。
内定通知をもらったら何をする？
内定通知をもらった時、「やることはいっぱいあるの？」って不安に思う子もいるでしょう。でね、基本的にはそんなに複雑じゃないよ。
まず「内定承諾」をすること。つまり「ありがとうございます。内定をお受けします」という返事をすることだね。企業も「あ、この人は本当に来るんか」ってモヤモヤするから、内定通知をもらったら、2〜3日以内に「承諾します」という返事をするのが一般的だよ。
返事の方法は企業によって違うんだ。紙の「内定承諾書」が送られてきたなら、署名して返送する。メールで内定通知をもらったなら、メールで返事する。「電話で返事してね」って言われたなら、電話で「内定をいただきありがとうございます。お受けさせていただきます」と伝えるんだ。
内定通知書を受け取ったら、絶対に失くさないようにしなくちゃいけないんだ。それが「採用が決定した」という証拠だからだね。銀行でお金を借りる時に「内定通知書を見せてください」って言われることがあるんだ。一人暮らしのアパートを借りる時も「働いてるの？」「採用が決まってます」って証明する時に「内定通知書」が必要になることもあるんだよ。だから大事に保管しておくんだ。
また、企業によっては「今後の研修予定」とか「入社に向けての手続きについて」みたいな書類が一緒に送られてくることもあるんだ。その場合「あ、これらも大事な書類なんだな」って思って、一緒に保管しておくんだよ。
内定を辞退したい場合は？
「あ、でも別の会社に決めたい」とか「いろいろ考えたら、この仕事は向いてないのかな」とか、事情が変わることもあるよね。そういう時は「内定を辞退する」ってことができるんだ。
「えっ、内定をもらったのに辞退できるの？」って思う子もいるでしょう。実は本人の理由で辞退することはできるんだ。ただしね、これはすごく大事なんだけど「早めに、丁寧に」企業に伝えることが絶対条件なんだよ。
タイミングとしては「あ、辞退したいな」って思ったら、できるだけ早く連絡するんだ。1日でも早い方がいいんだ。なぜかというと、企業も「あ、この人は来ないんだな。次の人を探さなくちゃ」って対応できるからだね。逆に「内定をもらってから3か月経ってから辞退します」みたいなのは、企業にすごく迷惑をかけるんだ。
連絡の方法は、電話が一番いいんだ。「お忙しいところすみませんが、申し訳ありません。内定をいただきましたが、個人的な理由により、申し訳ございませんが辞退させていただきたいです」みたいな言い方でいいんだよ。企業も「あ、いろいろ考えたんだな。マナーがいいな」ってなるんだ。
電話した後、多くの企業は「書面で辞退の届け出を出してください」って言うんだ。その時は「内定辞退届」という簡単な書類を書いて、企業に送るんだ。「この度、誠に申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきます」みたいなことが書かれていればいいんだよ。
もう1つ。「複数の企業から内定をもらった」という場合もあるよね。そういう時は「1つの企業の内定は受け取って、他の企業の内定は辞退する」ってことになるんだ。でね、たいていの企業は「複数内定をもらう可能性がある」って知ってるんだ。だから「申し訳ありませんが、他の企業に決めました」って正直に言えばいいんだ。
「内定通知」がメールや口頭だけの場合もある
ここまで「内定通知書」という紙の書類の話をしてきたんだけど、企業によっては「書類は送らず、メールか電話だけで連絡する」ってこともあるんだ。「えっ、それって内定通知じゃないの？」って思う子もいるかもしれないんだけど、実は「紙の書類がなくても、それは内定通知」なんだ。
例えば、メールで「この度、採用が決定いたしました。入社予定日は〇月〇日です。お給料は…」みたいな内容のメールが来たら、それが内定通知なんだ。「あ、紙じゃなくてメールだから内定通知じゃないんだ」ってわけじゃなくて「メール＝紙の書類と同じ効力がある」ってことだね。
だから「あ、内定通知をもらった」って気づかずに「あ、メールが来た」くらいに思ってたら、実はそれが内定通知だったってこともあるんだ。だから「採用が決定しました」「内定をお知らせします」みたいなキーワードが含まれたメールが来たら「あ、これが内定通知なんだ」って気づくことが大事だよ。
また「電話で先に『採用が決まりました』って言われて、後で書類が来る」ってパターンもあるんだ。その場合「あ、電話で言われたから内定通知書はいらない」ってわけじゃなくて「書類も大事に保管しとこう」ってしておく方がいいんだ。
「メールだけで内定通知が来た」って場合に「あ、これって本当に内定なのかな。確認したい」って思ったら「このメールについて確認させていただきたいのですが、内定通知書の書類を送っていただけますか」って企業に聞くことができるんだ。企業も「あ、この人は大事にしたいんだな」ってなるんだよ。だから、遠慮なく聞いてもいいんだ。
あ、もう1つ。企業によっては「内定通知書を送りますが、署名してコピーを企業に送り返してください」ってことを言う場合があるんだ。「内定通知書」と「内定承諾書」が別の書類になることもあるんだ。「通知書」は「あなたを採用します」という企業側からの通知で「承諾書」は「内定をいただきます」という本人からの返事だってわけだね。だから「あ、書類がいっぱい来た」ってなっても「これは通知書で、これは承諾書なんだ」って分けて考えて、指示に従えばいいんだよ。
