BPMって何？わかりやすく解説

毎日やっている仕事って、なんとなく「こういうものだ」と思い込んでやってることが多いよね。でも実は、そのやり方をちょっと変えるだけで、時間が短くなったり、ミスが減ったり、もっと楽になることってたくさんあるんだよ。会社や店舗、学校でも、こういう「仕事のやり方を改善する」という考え方がどんどん広がってきてるんだ。この記事を読めば、そういう仕事の流れを見直す方法について、バッチリわかるようになるよ。

いいね。BPMというのは「ビジネス・プロセス・マネジメント」の略で、つまり「仕事の流れをより良くする方法」のことなんだ。たとえば、会社での商品注文から配達までの一連の流れがあるとするでしょ。その流れを分析して、どこを改善すれば速くなるか、ミスが減るか、コストが下がるかを考えるってわけだよ。

そっか。じゃあ給食の配膳を思い浮かべてみて。今は、ご飯を配って、汁物を配って、おかずを配ってっていう流れだよね。だけど、もし汁物から配り始めたら、ご飯が冷めちゃう。つまり、配る「順番」を変えることで、より良くなるんだ。このように、仕事の流れ全体を見直して、最適な方法に変えていく、それがBPMの考え方なんだよ。

いい質問だね。BPMをすることで、3つのメリットが生まれるんだ。第一に、作業が速くなること。第二に、ミスや失敗が減ること。第三に、無駄な作業がなくなって、コストが下がるってわけだ。つまり、同じ結果を、もっと速く、もっと正確に、もっと安く出せるようになるんだよ。

もうちょっと詳しく

BPMは、単に「ここをちょっと変えてみようか」っていう気軽なものではなくて、組織全体で計画的に進める方法論なんだ。だから、会社によっては専門のチームを作ったり、外からコンサルタントを呼んだりして、本気で取り組むこともあるんだよ。特に大きな会社では、毎年のように業務の流れを見直して、より効率的な方法を探し続けてるわけだ。ちなみに、コロナになってテレワークが増えたときも、このBPMの考え方で、オフィスでの仕事をリモートに合わせて改善した会社が多かったんだ。つまり、時代の変化に対応するためにも、BPMは大切な考え方なんだよ。

⚠️ よくある勘違い

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そもそも、なぜBPMが注目されるのか

今の世の中、競争がめっちゃ激しいんだ。同じ商品を売ってる会社がいっぱいあって、「どの会社から買おうかな」って消費者が迷う時代だからね。だから、会社側としては「ウチは他より速い、安い、安全」っていうアピールが必要になるんだよ。たとえば、オンラインショップでも「注文した明日に届く」っていう速さを売りにしてる会社があるでしょ。あれも、配送の流れを何十回も改善してきた結果なんだ。

だから、会社の経営者や管理職の人たちは、常に「今の仕事のやり方で本当にいいのか」って考えてるわけだ。そういう時に役に立つのが、BPMという考え方ってわけなんだよ。さらに、今はAIやロボットが仕事を代わりにやってくれる時代が近づいてきてるでしょ。そういう新しい技術を使うためには、まず「今の仕事の流れって何か」を正確に把握する必要があるんだ。その把握のプロセスにも、BPMの考え方が使われてるんだよ。

また、環境問題やコスト削減という観点からも、無駄をなくすっていう努力が重要になってるんだ。たとえば、配送の時間を短くすれば、ガソリンを使う量も減るでしょ。つまり、経営効率が上がるだけじゃなくて、地球のためにもなるんだ。こういう理由から、どんな業界でもBPMに取り組む必要が出てきたってわけなんだよ。

BPMの流れを、5つのステップで理解しよう

BPMを実際に進めるときは、だいたい決まったやり方があるんだ。これを理解しておくと、会社のニュースとか、大人の仕事の話を聞いても「あ、今そこのステップをやってるんだな」ってわかるようになるよ。

最初のステップは「分析」だ。今現在、その仕事はどういう流れになってるのか、どのくらい時間がかかってるのか、どこでミスが起きやすいのかを、しっかり調べるんだ。たとえば、銀行の窓口での対応の流れを改善したいなら、毎日どのくらいの客が来て、一人あたりどのくらい時間がかかってるのか、どこで待ち時間が長くなってるのかを観察するんだよ。

次が「設計」のステップ。分析で見つかった問題を解決するために、新しい流れを考えるんだ。「ここはこう変えたら速くなるんじゃないか」とか「この順番を入れ替えたらミスが減るんじゃないか」という改善案を作るわけだね。ただし、やみくもに変えるんじゃなくて、データに基づいた改善案を作ることが大切なんだよ。

そして「実行」のステップになる。新しい流れを実際に現場で試すんだ。最初は小さい範囲で試してみることが多いんだ。たとえば、ある支店だけで試して、「本当にうまくいくか」を確認するってわけだね。いきなり全国全店舗で変更するとリスクが大きいから、慎重に進めるんだよ。

「監視・測定」というステップも大事だ。改善した後、「本当に期待通りの効果が出てるのか」「新しい問題が起きてないか」を常にチェックするんだ。時間を測ったり、ミスの数を数えたり、お客さんの満足度を聞いたりってわけだね。

最後が「最適化・改善」のステップ。測定の結果をもとに、さらに改善できる点がないか考えるんだ。「これはうまくいったけど、あれはまだ改善の余地がある」という具合にね。実は、BPMは一度やったら終わりじゃなくて、ずっとぐるぐる回し続けるんだ。この5つのステップを何度も繰り返すことで、どんどん仕事の流れが良くなっていくんだよ。

現実の例で見てみよう

ではここからは、もっと具体的な例で、BPMがどう使われてるか見ていこう。まず分かりやすいのが、飲食店の例だね。

昔の居酒屋では、お客さんから注文を受けた店員さんが、紙に書いて、それを厨房に持っていくという流れだったんだ。でも紙だと、文字が読めなくて間違っちゃうことがあるでしょ。また、注文が混みあう時間帯に、注文票がいっぱいたまって、どの料理を優先して作るのか分からなくなったりするんだ。そこで、多くの居酒屋は「タブレット注文システム」を導入しました。つまり、店員さんがタッチペンで注文を入力すると、厨房のモニターに同時に表示されるという仕組みだね。これだと、ミスが減るし、どの料理が優先かすぐに分かるし、オーダーの時間も短くなるんだ。これはシステムの導入だけど、その裏には「注文から料理が出るまでの流れを改善する」というBPMの考え方があったわけなんだよ。

もう一つ、物流会社の例で見てみよう。昔は、配送物を集まった順番に配達員に渡して、「どうぞ自分の好きな順で配ってください」みたいなやり方もあったんだ。でも今は、コンピュータが配達ルートを計算して、「このルートで回ったら、一番時間が短くて、燃料も最少で済むよ」という指示を出すんだ。こうすることで、配達員の仕事も楽になるし、配達時間も短くなるし、環境にも優しくなるんだよ。これも、「配達の流れ全体を見直す」というBPMの発想から生まれた改善なんだ。

学校の例でも考えてみようか。昔は、クラスの連絡は黒板に書いて、それを各生徒が見て、さらに『家庭通知』という紙を持ち帰ってたんだ。でも今はどうかな。多くの学校は、アプリやメールで保護者に連絡を送ってるでしょ。これも「学校から保護者への連絡が迅速で正確であること」という目標を達成するために、連絡の流れを改善したってわけなんだよ。つまり、大きな会社だけじゃなくて、学校みたいな公共機関でも、BPMの考え方が使われてるってわけなんだ。

BPMのメリットと、気をつけるべきこと

BPMのメリットは、もう何度も言ったけど、大きく3つだね。「時間が短くなる」「ミスが減る」「コストが下がる」。これらが実現できれば、会社は利益が上がるし、お客さんはより良いサービスが受けられるし、働いている人だって楽になるわけだ。みんなが幸せになるってわけだね。

でも、気をつけるべきこともあるんだ。第一に、改善にはお金と時間がかかるってこと。新しいシステムを入れるなら、その費用も必要だし、スタッフの教育にも時間がかかるんだ。だから、「短期的には赤字だけど、長期的には黒字になる」という覚悟で進める必要があるんだよ。

第二に、人間関係の問題が出ることもあるんだ。たとえば、ずっと同じやり方で仕事をしてきた人が、急に「流れを変えます」って言われたら、戸惑うでしょ。「自分たちのやり方を否定されてる」って感じちゃう人もいるんだ。だから、改善を進める時には、なぜこの改善が必要なのか、しっかり説明して、スタッフの理解と協力を得ることが大切なんだよ。

第三に、改善のしすぎも問題になることがあるんだ。「もっともっと効率化しなきゃ」って追い詰めると、スタッフが疲れちゃうんだ。「仕事を速くすること」と「仕事の質を保つこと」のバランスを取ることが大事なんだよ。たとえば、ファミレスで「とにかく速く客を回転させろ」ってプレッシャーが強すぎると、店員さんがぼろぼろになっちゃうでしょ。そしたら、かえってサービスの質が落ちちゃうんだ。だから、改善する時には「人間らしい働き方」を守りながら進めることが大事なんだよ。

これからのBPMは、どうなっていくのか

最後に、これからのBPMがどう変わっていくか、ちょっと考えてみようね。

今、世の中で一番ホットなトピックは「AIやロボットとの連携」だ。たとえば、倉庫の荷物の仕分けだって、昔は人間が手でやってたんだ。でも今は、ロボットが自動で仕分けして、人間はそれをチェックするだけって流れに変わってきてるんだ。こういう流れの中で、BPMの役割も変わってくるんだよ。昔は「人間がやる仕事をどう改善するか」ってことを考えてたけど、これからは「人間とAI・ロボットの役割をどう分けるか」「どこで自動化するか」ってことを考える必要が出てくるんだ。

また、クラウドコンピューティングの発展も、BPMに大きな影響を与えてるんだ。昔は、会社ごとに自分たちのコンピュータシステムを持ってなきゃいけなかったんだ。だから、改善を実行する時も、会社の中で完結してたんだよ。でも今は、複数の会社が一つのクラウドシステムを共有することもあるんだ。そしたら、会社の枠を超えた業務の流れを改善することも可能になってくるんだ。たとえば、メーカーと販売店と配送会社が、同じシステムを使って商品の流れを管理することで、全体の効率が上がるってわけだね。

さらに、環境問題への関心が高まってるのも大事なポイントなんだ。これからのBPMは「コスト削減」だけじゃなくて「環境への負荷を減らす」ってことも考えるようになってくるんだ。たとえば、配送ルートを最適化することで、CO₂の排出を減らすとか、オフィスの業務を電子化することで、紙の使用量を減らすとか、そういう考え方がもっともっと重要になってくるんだよ。

最後に、一番大事なポイントを言いたいんだ。それは「働く人の満足度」を重視するBPMが増えてくるってことなんだ。昔は「効率最優先」で改善してきたけど、今は「働きやすさ」「やりがい」「ワークライフバランス」こういったことも一緒に考える必要があるんだ。だって、どんなに効率的な仕事の流れでも、そこで働く人が疲れきってたら、長続きしないでしょ。だから、これからのBPMは「全員が幸せになる改善」を目指す方向に進んでいくんだと思うよ。